Die Einsendungen eines Formulars ansehen und durchsuchen
Eine Anfrage ist eingegangen, und du weißt, dass da noch eine zweite war, mit der Frage nach dem Preis. In welchem Formular sie lag und wann sie kam, weißt du nicht mehr. Ob du alle Anfragen der letzten Woche beantwortet hast, bleibt ebenfalls eine Schätzung.
Üblich ist, im Formular-Plugin die Einträge des richtigen Formulars zu öffnen und die Liste von oben nach unten durchzugehen. Jede Einsendung öffnest du einzeln, um den ganzen Text zu lesen, und bei mehreren Formularen wiederholst du das für jedes.
Sinnvoll wäre eine Suche über alle Formulare, die dir die passenden Einsendungen gleich mit dem Text zeigt, dazu eine Liste dessen, was noch unbeantwortet ist.
Diese Suche übernimmt die KI, und sie liest nur, was sie für deine Frage braucht.
Das brauchst du
- Eine Website mit WordPress 6.9 oder neuer
- Funktioniert mit: Calculated Fields Form, Everest Forms, Fluent Forms, Formidable Forms, Gutena Forms, Mail Mint, Ninja Forms, Otter Blocks, SureForms oder WS Form
- Ein Konto bei ChatGPT, Claude oder Mistral (bei einigen reichen zurzeit kostenlose Tarife)
- Ein WordPress-Plugin, das deine Website mit der KI verbindet.
In 10 bis 15 Minuten ist die KI mit deiner Website verbunden, ohne Extrakosten. Wie das geht, steht im KI-Playbook für WordPress.
Der Prompt für ChatGPT, Claude und Co.
Die KI fragt dich, welches Formular gemeint ist, falls es mehrere gibt. Sonst gibt es nichts zu ersetzen, der Prompt funktioniert so, wie er ist:
Zeige mir die letzten Einsendungen der Formulare meiner Website. Gibt es mehrere Formulare, frage mich, welches du ansehen sollst. Nenne mir zu jeder Einsendung das Datum, den Namen oder die E-Mail-Adresse, falls vorhanden, und den Inhalt in einem kurzen Auszug, den neuesten zuerst. Sage mir, ob eine Einsendung als gelesen oder ungelesen markiert ist. Lies nur das Nötige, und gib mir keine Angaben aus, nach denen ich nicht gefragt habe. Wenn du etwas nicht erledigen kannst, nenne mir den Grund und schlage mir einen anderen Weg vor, etwa welchen Menüpunkt ich im WordPress-Admin selbst klicken muss.
Wird an meinen Formularen etwas geändert?
Nein. Die KI liest die Einsendungen nur. Sie markiert nichts als gelesen, antwortet niemandem und löscht keinen Eintrag.
Das musst du beachten
Einsendungen enthalten Namen, E-Mail-Adressen und oft mehr, und was die KI liest, geht an den Anbieter von ChatGPT, Claude oder Mistral. Frag deshalb nur nach dem, was du brauchst, und lies nicht gleich die ganze Liste mit allen Angaben aus. Ob du Einsendungen deiner Besucher in einer KI verarbeiten darfst, hängt an deiner Datenschutzerklärung und an deinem Vertrag mit dem Anbieter.
Wo eine Einsendung nicht in der Datenbank der Website liegt, sondern nur als E-Mail verschickt wird, kann die KI sie nicht lesen. Wie viele Einsendungen ein Formular bekommen hat, zeigt dir eine eigene Aufgabe zu den Zahlen. Je nach Formular-Plugin muss der Zugriff für KI zuerst in den Plugin-Einstellungen eingeschaltet sein.
Eine bestimmte Anfrage wiederfinden
Du erinnerst dich an ein Wort, aber nicht an Datum oder Formular. Die KI sucht in den Einsendungen danach und zeigt dir die Treffer mit dem Zusammenhang.
Ersetze [Suchbegriff] durch das Wort oder den Namen, nach dem du suchst. Der Rest der Aufgabenstellung bleibt unverändert:
Suche in den Einsendungen aller Formulare meiner Website nach „[Suchbegriff]“. Nenne mir zu jedem Treffer das Formular, das Datum und die Stelle, an der der Begriff vorkommt, mit einem kurzen Satz davor und danach. Sage mir, wenn ein Formular die Suche nicht zulässt.
Die Anfragen der letzten Woche zusammenfassen
Statt jede Einsendung einzeln zu öffnen, bekommst du einen Überblick: worum es ging, was häufiger vorkam und was dringend wirkt.
Fasse die Einsendungen der letzten sieben Tage aus allen Formularen meiner Website zusammen. Gruppiere sie nach Thema, nenne mir zu jeder Gruppe die Zahl der Einsendungen und markiere, was dringend wirkt. Nenne keine Namen und keine E-Mail-Adressen, ich öffne die Einzelheiten selbst.
Unbeantwortete Einsendungen finden
Du willst wissen, was noch auf Antwort wartet. Die KI zeigt dir die Einsendungen, die noch als ungelesen markiert sind, und sortiert sie nach Alter.
Zeige mir alle Einsendungen meiner Formulare, die noch ungelesen sind, die ältesten zuerst. Nenne mir zu jeder das Formular, das Datum und in einem Satz, worum es geht. Sage mir am Ende, wie viele es sind und wie alt die älteste ist.
Du bekommst eine Liste mit Alter und Thema. Wann die meisten Anfragen eingehen, siehst du in der Auswertung nach Tagen und Uhrzeiten.
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