Eine Service-E-Mail an Benutzer der Website verschicken

Etwas ändert sich, das alle Benutzer deiner Website betrifft: ein Wartungsfenster, eine neue Anmeldung, ein geänderter Ablauf. Du willst die Betroffenen informieren, ohne dafür ein Newsletter-Programm einzurichten.

WordPress selbst bietet dafür keine Funktion. Unter Benutzer → Alle Benutzer siehst du die Adressen, die Mitteilung schreibst du in deinem E-Mail-Programm und schickst sie selbst los.

Sauber gelingt es, wenn jeder Empfänger eine eigene E-Mail bekommt und keiner die Adressen der anderen sieht, und wenn die Mails über denselben Versand laufen wie die übrigen E-Mails deiner Website, damit Absender und Zustellung stimmen.

Die KI schreibt die Mitteilung nach deinen Angaben und verschickt sie erst, wenn du Text und Empfänger bestätigt hast.

Der Prompt für ChatGPT, Claude und Co.

Ersetze [Empfänger] durch die Benutzer, die die Mitteilung bekommen sollen, zum Beispiel „alle Benutzer mit der Rolle Autor“, [Betreff] durch den Betreff und [Inhalt] durch das, was die E-Mail sagen soll. Der Rest der Aufgabenstellung bleibt unverändert:

Schicke eine Service-E-Mail von meiner Website an [Empfänger]. Betreff: „[Betreff]“. Inhalt: [Inhalt]. Schreibe die E-Mail als reinen Text, sachlich und ohne Werbung. Zeige mir vor dem Versand Betreff, Text und die Liste der Empfänger mit ihrer Anzahl. Verschicke erst nach meiner ausdrücklichen Bestätigung, und nur diese eine Mitteilung. Verschicke nichts ein zweites Mal. Nenne mir danach, an wie viele Empfänger WordPress die E-Mail weitergegeben hat und an welche nicht. Wenn du das nicht erledigen kannst, nenne mir den Grund und erkläre mir, wie ich die Mitteilung selbst verschicke.

Prompt kopieren

Wird an meiner Website etwas geändert?

Ja, die Website verschickt E-Mails. Seiten, Beiträge und Einstellungen bleiben unverändert, die E-Mails gehen sofort an die Empfänger. Der Prompt lässt die KI vorher Betreff, Text und Empfänger aufschreiben und auf dein Ja warten.

Kann ich das rückgängig machen?

Nein. Eine verschickte E-Mail lässt sich nicht zurückholen. Ein zweiter Aufruf mit demselben Text schickt sie noch einmal, deshalb verlangt der Prompt, dass die KI nichts doppelt verschickt.

Das musst du beachten

Die E-Mail besteht aus reinem Text, ohne HTML und ohne Bilder, und ist höchstens 5.000 Zeichen lang. Pro Aufruf gehen höchstens 50 Empfänger raus. Werbung und Newsletter gehören nicht hierher.

Jeder Empfänger bekommt seine eigene E-Mail. Niemand sieht die Adressen der anderen.

Als Empfänger zählen Benutzer der Website, einzeln oder nach Rolle, und die Administrator-Adresse. Eine Adresse, die zu keinem Benutzer gehört, bekommt nur dann eine E-Mail, wenn ein Mensch genau diesen Aufruf freigibt. Sonst lehnt das MCP-Plugin den Versand ab, bevor etwas verschickt wird.

Dass WordPress die E-Mail weitergegeben hat, heißt nicht, dass sie angekommen ist. Ob sie den Empfänger erreicht hat, zeigt dir ein Versand-Plugin mit Protokoll: Sehen, welche E-Mails die Website verschickt hat. Kommt etwas nicht an, hilft Sehen, warum E-Mails nicht ankommen.

Für den Empfängerkreis sieht die KI Namen und Adressen der Benutzer. Wähle ihn nur so groß wie nötig.

Das Verschicken von E-Mails ist im MCP-Plugin zunächst ausgeschaltet. Ein Administrator schaltet es in den Einstellungen des MCP-Plugins ein.

Autoren an ihre liegengebliebenen Entwürfe erinnern

Entwürfe bleiben liegen, und jeder Autor vergisst seine eigenen. Nachzusehen, wer wie viele Entwürfe hat, und jedem einzeln zu schreiben, kostet Zeit. Die KI sucht die Entwürfe, ordnet sie den Autoren zu und schreibt jedem eine eigene Erinnerung, die nur seine Entwürfe nennt. Sie sieht dafür Namen und Adressen der Autoren. Ersetze [Tage] durch die Zahl der Tage, nach denen ein Entwurf als liegengeblieben gilt, zum Beispiel 30.

Suche alle Entwürfe meiner Website, die seit mehr als [Tage] Tagen nicht mehr bearbeitet wurden, und ordne sie ihren Autoren zu. Schreibe jedem Autor eine eigene kurze, freundliche E-Mail als reinen Text, die nur seine Entwürfe mit Titel und Datum der letzten Änderung nennt und fragt, ob sie fertiggestellt oder gelöscht werden sollen. Zeige mir alle E-Mails mit Empfänger und Text vor dem Versand. Verschicke erst nach meiner ausdrücklichen Bestätigung, jede nur einmal. Nenne mir danach, wer eine E-Mail bekommen hat. Wenn du etwas nicht prüfen oder verschicken kannst, nenne mir das Hindernis.

Prompt kopieren

Du bekommst vorab die Liste der E-Mails zur Kontrolle und danach die Rückmeldung, an wen WordPress sie weitergegeben hat. Wer im Team schreibt, zeigt dir Benutzer anzeigen.